毎回、決まり切った言葉を入力する手間を省きます。
たとえば、下記のような、書き出しや、メールフッタを登録しておくと、新規作成や返答の際に自動的に挿入され、作業効率が上がります。

「書き出し」については特に説明の必要はないかと想いますが、「文末にフッタ」を入れておくと、送信者の身元が表示されているので、受信者は送信者を特定しやすくなります。
※なお、不正改竄対策目的の身元明示には、「電子署名」を使用しますが、ここでは触れません。

下記にサンプルを示しましたので、適当に編集されて、ご自分専用のヘッダとフッタを作成されてください。なお、この際、機種依存文字が入らないように注意されてください。

＜機種依存文字について＞
Windowsではみえるけれど、Macでは見えないなど、パソコンによって見える文字と見えない文字があります。右記サイトでチェックされてみてください。機種依存文字って何？

ビジネス上の相手であれば、「お世話になります。○○です。」等で良いと思いますが、ECサイトなどでの一般ユーザへの顧客対応等には、上記のようなテンプレートが好ましいと考えます。

ご自分専用のテンプレートが作成できましたら、下記の要領で設定してゆきます。

貼り付けが完了したら、その右の「詳細設定」ボタンを押します。

「署名の詳細設定」という画面になるので、先ほど設定した定型パターンを使いたいメールアドレスにチェックをつけて、「OK」を押します。

１）「すべての送信メッセージに署名を追加する」にチェックが付いていることを確認して、
２）ＯＫボタンをおして完了です。

• 署名の設定
  送信するメッセージ（メールやニュース）の終わりに署名を追加するか？どうか？を決めます。 「すべての送信メッセージに署名を追加する」にチェックを入れると、作成した署名を追加します。 返信と転送メッセージには署名を追加しないにチェックすると、その場合は署名を追加しません
• 作成
  署名となる文章を作成します。 下にある「署名の編集」と言う項目で、文章を作ります。
  テキストの場合は、上の絵のようにテキストエリアに書き込みます。 ファイルにした場合、あらかじめ作成しておいたテキスト形式の文章ファイルを開きます。 そのテキストファイルに書き込んだ物が署名として使われます。 署名は複数、作成できますが、実際に使う署名は一つです。 プライベートと仕事など、場合によって署名を使い分けるたい場合など、複数の署名作ります。
• 削除
  作成した署名を削除します。 一度削除した署名は復元不可能です。（ゴミ箱に移動するのとは違う）
• 名前の変更
  作成した署名につける題名を変更します。
• 既定に設定
  複数の署名を作成したとき、使う署名をこれによって決めます。 既定にされている署名が、使われます。
• 詳細設定
  作成した署名を使うアカウント（メールアカウント、ニュースアカウント）を設定します。
  アカウントを複数持っていて、アカウント毎に署名を分けたい場合はこの詳細設定をします。 詳細設定をしない場合は、既定にされている署名がどのアカウントにも追加されます。